Urban Assets Survey

Omaisuudenhallinnan menettelyjen arviointi

Hei! Olet vastaamassa organisaatiosi fyysiseen omaisuuteen liittyvien omaisuudenhallintamenettelyjen kypsyysanalyysiin. Älä jännitä - vastaa omien näkemystesi mukaan ja saat vastauksen sähköpostiisi! Arviointityökalun taustalla on IIMM 2015 -aineisto ja sen vuonna 2016 julkaistu suomenkielinen pikaopas. Lisätietoja ja kysymyksiä arvioinnista: info@urbanassets.fi

Omaisuudenhallinnan edellytykset

Minkälaisessa laajuudessa organisaation omaisuudenhallinnan tavoitteet ja ohjelma on hyväksytty, dokumentoitu ja viestitty?

Kuinka yhteneväisiä tavoitteet ja ohjelma ovat toimintaympäristön tavoitteiden kanssa?

Organisaatio on tietoinen omaisuudenhallinnan tavoitteiden ja ohjelman tarpeellisuudesta, mutta käytännön toimenpiteitä ei ole vielä tehty. Organisaation omaisuudenhallinnan tavoitteet ilmaistaan epävirallisesti ja yksinkertaisesti esimerkiksi liiketoimintasuunnitelmassa. Organisaatiolla on hallinnollisessa johdossa hyväksytty omaisuudenhallinnan politiikka, jossa on kuvattu omaisuudelle asetetut strategiset tavoitteet. Kaikille omaisuusryhmille on määritelty dokumentoitu omaisuudenhallinnan strategia / ohjelma ja näillä olemassa selkeä yhteys organisaation kokonaistavoitteisiin ja strategiaan. Omaisuudenhallinnan tavoitteet ja ohjelma käydään läpi ja hyväksytään joka vuosi johtoryhmän toimesta. Jokaiselle yksikölle laaditaan yksityiskohtaisesti toimintasuunnitelma, resurssit, vastuut ja aikataulut. Omaisuudenhallinnan tavoitteet ja ohjelma on integroitu jokaiseen prosessiin ja otetaan huomioon tarvittavilta osin päivitys-, katselmointi- ja hyväksymismenettelyissä.

Miten määritetään asiakkaille ja organisaatiolle sopiva palvelutaso ja varmistetaan sen kustannusvastaavuus?

Organisaatio tunnistaa palvelutasomääritysten tarpeen, mutta käytännön työtä tasojen määrittämiseksi ei ole vielä tehty. Peruspalvelutasot on määritetty ja sovittu. Palvelutasomäärittelyt on laadittu omaisuuden suorituskyvyn mukaisesti ja suhteessa organisaation kokonaistavoitteisiin. Palvelutasot on määritelty ja niihin liittyvät tunnusluvut käytössä. Asiakasryhmät on määritelty ja niiden vaatimukset ymmärretään. Palvelutasot, niihin liittyvät tavoitteet ja mahdolliset muutosten vaikutukset tarkastellaan systemaattisesti vuosittain. Asiakasryhmien tarpeet on analysoitu ja erilaisten palvelutasojen toteuttamisen kustannukset on arvioitu. Asiakkaita kuullaan merkittävien palvelutasojen ja vaihtoehtojen määrittämisessä. Organisaation tavoitteiden, yhteisön palvelutasojen ja teknisten palvelutasojen välillä on selkeä yhteys. Suunnitelma palvelutasojen käsittelystä, kehittämisestä ja ylläpidosta on sovittu ja otettu käyttöön. Asiakastyytyväisyysmittareiden sekä teknisten mittareiden tulokset ovat olennainen osa päätöksentekoa sekä talouden ja toiminnan suunnittelua.

Miten organisaatio määrittää tulevaisuuden kysynnän, palveluiden tarvetta sekä tarpeiden vaikutuksia eri omaisuuteen?

Organisaatio tunnistaa hyödyt kysynnän ennustamisesta, mutta käytännön toimia ei ole vielä tehty. Kysynnän ennustaminen toteutetaan siihen erikoistuneiden henkilöiden toimesta. Henkilöt huomioivat kysynnän ennustamisessa aikaisemmat kehitysmallit ja odotettavissa olevat kasvunäkymät. Kysyntätekijät on ymmärretty ja dokumentoitu. Kysynnän ennustaminen perustuu toimintaympäristön muutoksiin liittyviin tunnuslukuihin ja niiden historiatietoon. Kysynnän muutosta ja sen vaikutuksia käydään systemaattisesti läpi merkittävimpien sidosryhmien kanssa. Kysynnän ennustaminen perustuu analyyseihin historiatiedon perusteella ja keskittyy ensisijaisiksi määriteltyihin tarpeisiin. On laadittu erilaisia kysyntäskenaarioita (esim. matala / keski / korkea). Kuten edellä, mutta lisäksi on laadittu riskienhallintaa varten erilaisia skenaarioita / hahmotelmia. Riskienhallinta tehdäään siitä näkökulmasta, että jos kysyntään ei voida vastata. Riskien määrittämisen lisäksi on tunnistettu toimenpiteitä, joilla riskejä voidaan hillitä / pienentää.

Minkälaista omaisuuteen liittyvää tietoa kerätään ja miten se varmistetaan, että tieto on myös tarkkaa, johdonmukaista ja luotettavaa?

Organisaatio tunnistaa hyödyt omaisuustietojen keräämisestä, mutta käytännön toimia ei ole tehty. Perustieto (esimerkiksi sijainti, koko, tyyppi) omaisuudesta kerätään. Tiedot voivat perustua oletuksiin tai ne eivät ole täydellisiä. Omaisuuserien hierarkia, omaisuuserien tunnistaminen ja ominaisuustiedon hallinta on dokumentoitu. Orgnsaatiolla on omaisuustietojärjestelmä, jossa on perustieto omaisuuseristä (tyyppi, sijainti, ominaisuus, ikä, määrät ja kustannukset). Riittävä tieto omaisuuden arvon määrittämiseksi on dokumentoitu. Tiedetään myös omaisuuserien korvaamisen kustannukset. Luotettava tietojärjestelmä omaisuudesta, niiden teknisistä ja taloudellisistä ominaisuustiedoista on olemassa ja sitä ylläpidetään. Järjestelmässä on analysointi- ja raportointityökaluja. Systemaattinen tietojenkeruuprosessi on dokumentoitu ja ylläpidetty. Kriittisen omaisuuden tietojen hallinta on erittäin luotettavalla tasolla. Tieto toimenpiteistä, kustannuksista, kunnosta ja suorituskyvystä on kirjattu yksittäisten omaisuuserien tasolle. Tietojen keruu on systemaattista ja suunnitelmallista. Täydellinen tietokanta kriittiselle omaisuudelle on olemassa.

Miten organisaatio hallinnoi omaisuuden kuntoa ja suorituskykyä?

Organisaatio tunnistaa omaisuuden kunnon seurannan tarpeet, mutta ei ole vielä kehittänyt sille sopivia menettelyjä. Mahdollisesti tehdyt toimenpiteet eivät ole kattavia eikä omaisuuden kunnolla ole tunnistettua yhteyttä omaisuudenhallinnan tavoitteisiin. Kuntotieto kerätään tai suorituskykyä arvioidaan omaisuuskokonaisuuksien tasolla tai vain kriittisten omaisuuserien osalta. Organisaatiolla on suunnitelma kuntotiedon hallintaan, joka kattaa suurimman osan omaisuuseristä ja sitä päivitetään vuosittain. Kerätty kuntotieto tukee omaisuuden elinkaaren hallintaa. Organisaatiolla on kaikkien omaisuusryhmien dokumentoidut suorituskykymittarit ja niiden arviointiperusteet. Kuntotiedon hallintaohjelma on yhteydessä kustannus-hyöty analyysiin. Kaikista omaisuuseristä on olemassa kuntotieto. Kuntotiedonhallinta on yhdistetty muihin strategisiin prosesseihin, kuten talouden hallintaan. Kuntotiedon laatu ja kattavuus antavat luotettavan ja laaja-alaisen tuen riskien hallintaan, päätöksenteon kaikkiin omaisuuden elinkaaren vaiheisiin, talouden hallintaan sekä raportointiin. Organisaatio arvioi jatkuvasti kuntotiedonhallintaohjelman soveltuvuutta.

Omaisuuden elinkaaren hallinta

Miten organisaatio tekee päätökset esimerkiksi omaisuuden korvaamisesta, kunnostamisesta tai uusimisesta?

Organisaatio tunnistaa optimoidun päätöksenteon hyödyt, mutta käytännön toimia ei ole vielä tehty. Omaisuudenhallinnan päätöksenteko pohjautuu henkilökunnan arvioihin, sekä yhteisesti sovittuihin periaatteisiin. Organisaatio käyttää systemaattisia päätöksentekotekniikoita vähintäänkin isoimmissa hankkeissa. Päätöksenteon perusteet on dokumentoitu. Muodollisia päätöksentekotekniikoita sovelletaan koko organisaatiossa ja kaikkissa hankkeissa. Tavanomaista kriittisempää tarkastelua vaativat projektit ja ohjelmat testataan herkkyysanalyyseillä. Kuten edellä, mutta sen lisäksi muodolliset päätöksentekomenetelmät on viety niin pitkälle, että ne mahdollistavat kaikkien projektien ja ohjelmien optimoimisen näillä menetelmillä. Kaikille projekteille ja hankkeille laaditaan riskien kannalta herkkyysanalyysi.

Miten organisaatio hallitsee omaisuuteen ja sen hallintaan liittyvät riskit?

Organisaatio tunnistaa riskienhallinnan hyödyt, mutta käytännön toimia tämän eteen ei ole vielä tehty. Henkilöt, jotka päättävät esimerkiksi kunnossapitotoimenpiteistä ymmärtävät kriittisten omaisuusosien hallinnan tärkeyden ja tarpeellisuuden. Organisaatiolla on riskienhallintasuunnitelma. Kriittiset omaisuuserät on tunnistettu. Riskienhallintastrategia kriittisten ja korkean riskin omaavien omaisuuserien kohdalta on dokumentoitu. Järjestelmällisillä riskianalyyseillä tuetaan päätöksentekoa. Riskirekisteri tarkistetaan usein ja siitä tuotetaan säännöllisesti raportteja. Riskit hallitaan yhteinäisesti koko organisaatiossa. Kuten edellä, mutta lisäksi riskien arviointi sisältyy kaikkiin päätöksiin ja päätöksentekotilanteisiin.

Miten organisaatio laatii omaisuudenhallinnan suunnitelmat?

Organisaatio tunnistaa omaisuudenhallintasuunnitelman tarpeen, mutta käytännön toimia ei ole vielä tehty. Omaisuudenhallintasuunnitelma sisältää perustiedot omaisuudesta, palvelutasoista, suunnitelluista toimenpiteistä, talousennusteen yli viidelle vuodelle sekä tulevaisuuden omaisuuden hallinnan kehittämistoimenpiteet. Organisaation omaisuusryhmittäin laadittu omaisuudenhallintasuunnitelma sisältää kuvauksen palvelutasoista, kysyntäennusteen, perustiedot omaisuudesta sisältäen kriittiset omaisuuserät sekä esityksen suunnitelluista toimenpiteistä, talousennusteen yli 10 vuodelle ja omaisuudenhallinnan menettelyjen kehittämistoimenpiteet. Organisaatiolla on kunnossapitosuunnitelma, jossa on tarkasteltu ja vertailtu keskenään sekä ennakoivaa että suorittavaa kunnossapitoa. Keskeiset kunnossapitotavoitteet ja ohjeet on määritetty ja dokumentoitu sekä niitä mitataan ja niistä raportoidaan. Investointiohjelma on laadittu tiiviissä yhteistyössä sidosryhmien kanssa ja perustuu sekä organisaation että toimintaympäristön kehitystarpeisiin. Kuten edellä, mutta sen lisäksi suunnitelma sisältää analyysejä omaisuuden kunnosta ja suorituskyvyn kehityssuunnasta sekä menetelmät asiakastarpeiden huomioimisesta palvelutasomääritysten avulla. Kuten edellä, mutta sen lisäksi suunnitelma sisältää todisteita siitä että omaisuutta hallitaan optimoitujen päätöksentekoprosessien avulla, riskienhallintaohjelmat on laadittu ja palvelutasojen suhteesta kustannuksiin on laadittu analyysejä. Kehitysohjelmat on laadittu valmiiksi lähes kaikilta osa-alueilta.

Miten organisaatio tekee/yhdistää omaisuudenhallintaan liittyvän talouden suunnittelun?

Organisaatio tunnistaa keskipitkän ja pitkän aikavälin taloussuunnittelun tarpeen, mutta käytännön toimia ei ole vielä tehty. Omaisuutta arvioidaan talousraporttien ja tilinpäätösten tulosten perusteella. Taloudensuunnittelu perustuu historian tunnuslukuihin ja niistä johdettuihin tulevaisuuden arvioihin. Omaisuuteen liittyvät talousennusteet pohjautuvat omaisuudenhallinnan suunnitelmiin ja niihin liittyvät arviot ovat perusteltuja. Yli kymmenen vuoden talousennusteet pohjautuvat nykyisten ja kattavien omaisuudenhallinnan suunnitelmien tuottamiin perusteltuihin ja yksityiskohtaisiin olettamuksiin. Omaisuuteen liittyvät taloustiedot on linkitetty tietoon omaisuuserien suorituskyvystä. Organisaatio laatii luotettavan taloussuunnitelman, joka pohjautuu hyvin edistyneiden omaisuudenhallinnan suunnitelmien yksityiskohtaisiin ja perusteltuihin olettamuksiin sekä pitkän aikavälin luottamukseen niiden tarkkuudesta. Edistyksellinen talouden mallinnus tarjoaa mahdollisuudet tuottaa herkkyysanalyysejä, näyttöön/todisteisiin perustuvia koko elinkaaren mittaisia kustannusarvioita ja -analyysejä mm. palvelutasovaihtoehtojen valitsemiseksi.

Omaisuudenhallinnan mahdollistajat

Miten organisaatio on sitoutunut omaisuudenhallintaan?

Miten tämä heijastuu olemassa olevan organisaation rakenteisiin, vastuualueisiin ja omaisuudenhallinnan osaamisen resursointiin?

Organisaatio tunnistaa hyödyt, joita voi saavuttaa hyvin organisoidulla ja osaavalla omaisuudenhallintaorganisaatiolla, mutta käytännön toimia ei ole vielä tehty. Omaisuudenhallinnan tehtävistä vastaa pieni ryhmä, joilla on kokemusta omaisuudenhallinnasta. Organisaation omaisuudenhallinnan menettelyjä koordinoidaan esimerkiksi johtoryhmässä. Omaisuudenhallintaan liittyvät tehtävänkuvaukset ja tavoitteet on dokumentoitu. Omaisuudenhallinnan pätevyysvaatimukset on määritetty ja osaamista kehitetään suunnitelmallisesti. Henkilöstössä kaikki ymmärtävät oman roolinsa omaisuudenhallinnassa, se on kirjattu jokaisen työntekijän työnkuvaukseen ja jokainen saa aiheeseen koulutusta vähintään työnsä vaatimalla tasolla. Johtoryhmän yhdellä jäsenellä on vastuullaan omaisuudenhallinnan perusperiaatteet ja ohjelma/strategia. Omaisuudenhallinnan johtaminen on osoitettavissa organisaation kaikissa toimissa. On laadittu suunnitelma, jonka avulla voidaan hallinnoida omaisuudenhallinnan osaamista. Omaisuudenhallintajärjestelmän ja organisoinnin kustannustehokkuus on määritetty.

Miten organisaatio varmistaa, että omaisuudenhallinnan menettelyt ovat tarkoituksenmukaisia ja tehokkaita?

Organisaatio tunnistaa toiminnanohjauksen hyödyt, mutta käytännön toimia ei ole vielä tehty. Yksinkertainen prosessikuvaus elintärkeistä / kriittisistä toiminnoista on laadittu. Omaisuudenhallinnan menettelyt on liitetty toiminnanohjauskokonaisuuteen (laatujärjestelmä, ympäristöjärjestelmä, riskienhallintajärjestelmä sekä organisaation tukitoiminnot) ja dokumentoitu. Menettelyjen dokumentointi on toteutettu johtamisjärjestelmän mukaisesti (esim. ISO9001 tai ISO 55000). Kaikki prosessit on dokumentoitu tarkoituksenmukaisille tarkkuustasoille saakka. Organisaatiolla on johtamisjärjestelmäsertifikaatti, jota auditoidaan systemaattisesti.

Miten organisaatio on järjestänyt omaisuuteen liittyvän tiedonhallinnan?

Organisaatio tunnistaa omaisuuteen liittyvien tietojärjestelmien hyödyt, mutta käytännön toimia ei ole vielä tehty. Omaisuustietojärjestelmään voidaan tallentaa tärkeimpien omaisuuserien ominaisuustietoja, kuten koko, sijainti, ikä, kunto, määrä. Omaisuuden raportit tuotetaan manuaalisesti. Omaisuudenhallinnan tietojärjestelmät mahdollistavat systemaattisen raportoinnin yksittäisestä omaisuuserästä koko omaisuuteen. Järjestelmässä on mahdollista hallita myös asiakkaiden ja sidosryhmien tuottamaa tietoa ja sitä voidaan hyödyntää esimerkiksi kunnossapitotoimenpiteiden ja peruskorjausten suunnittelussa. Tietojärjestelmät mahdollistavat laajempaa automatisoitua raportointia omaisuuden suorituskyvystä laajemman tietopohjan perusteella. Tietoa ylläpidetään keskeisiin omaisuusryhmiin kohdistuvista sekä suunnitelluista että äkillisistä toimenpiteistä. Kuntotiedon kerääminen ja ylläpito kuuluu rekisterin ylläpidon perustehtäviin. Talouden, asiakaspalvelun ja omaisuuden hallinnan tietojärjestelmät on integroitu toisiinsa, mikä mahdollistaa kehittyneen omaisuudenhallinnan ylläpidon, seurannan ja ennustamisen.

Miten varmistetaan, että omaisuudenhallinnan menetelmiä ja osaamista kehitetään kohti tarkoituksenmukaista tasoa?

Organisaatio tunnistaa omaisuudenhallinnan prosessien ja menetelmien kehittämisen tarpeellisuuden, mutta käytännön tehtäviä, kuten kehittämissuunnitelmaa ei ole vielä tehty. Kehittämistoimenpiteet on tunnistettu ja niitä on kohdennettu avainasemassa oleville henkilöille. Organisaation omaisuudenhallinnan menettelyjen tehokkuutta arvioidaan ja tämän pohjalta on laadittu kehittämissuunnitelma. Suunnitelmassa tunnistetaan tavoitteet, prioriteetit, aikataulut, resurssivaatimukset ja vastuut. Organisaatiolla on määrämuotoinen tapa seurata ja raportoida johdolle kehittämisohjelmasta perustuen suorituskykymittareihin. Jokaiselle pääkehityskohteelle on laadittu suunnitelma. Kehittämistoimille on varattu henkilöstöresurssit. Organisaatio pystyy osoittamaan, että toteutetuilla kehittämistoimilla on saavutettu tavoiteltuja hyötyjä.